文章來源:http://blog.udn.com/corecorner/5819338

 

5 Keys to a Better Business Letter

文/ 李曼瑋(世界公民文化中心)

英文溝通已經成為全球化社會的必備工具,英文書信往來即是很重要的一環。然而,常常有人覺得自己的英文信寫得又臭又長、辭不達意。其實,只要善用一些訣竅,就會讓一切不一樣。學會以下五種小技巧,讓你的英文信件看起來專業又漂亮!

1.  簡潔文字

商業信件首重清楚明瞭,文字簡潔才不會拖泥帶水,許多介系詞就有這種功用。to表示「為了」(in order to的省略),常用做一個句子的開頭直接說明目的,例如Tocut the company’s spending, we decided to eliminate one department. (為了減少公司的支出,我們決定刪減一個部門)。with表示「有」,用with取代have或其他動詞會讓句子更清楚。例如,The flow has become much larger after we used this system.(我們用了這個系統之後流量變的大多了),如果用with this system取代after的子句,整句就會更簡潔:The flow has become much larger with this system.

2.  善用「介系詞片語」

許多「介系詞片語」能清楚表示意思並且讓句子看起來更專業,例如according to / on the basis of / in light of都表示「根據」或「按照」,because of / due to / owing to都指「因為」或「由於」。其它像是on behalf of「代表」,make use of「運用」,by means of「藉由」,as far as「就…的限度」或「在…的範圍」,at the risk of「冒著…的危險」…等。這些好用的「介系詞片語」都可以讓你的句子看起來更加專業,唯一要注意的就是,這些片語後面都接名詞而非子句,例如I am here on behalf of my company. (我在這裡代表我的公司)。

3.  用對「假設語氣」

在商用信件裡,if和would/could+ have p.p.是最常見的「假設語氣」,if常用做假設可能發生的事,句子用「現在」或「未來」表示,例If the company earns more than 1,000,000, year-end bonuses will be doubled.(如果公司賺超過一百萬,年終獎金將會加倍)。本句前後時態差異是為了突顯事情先後的條件。would/could + have p.p則表示和過去發生的事情相反,例如The sales number would have gone up if it had not been for the natural disaster.(要不是自天災,銷售數字應該會上升。)

4.  以「祈使句」讓句子漂亮

「祈使句」的重點就是「要求對方做…」,在信件往來很常用到,通常做為「強調」的用法,例如Notice that the shipment will be arrived in 5 days.(注意貨物將在五天後抵達)。如果本句前面再加上You should,雖然結構沒問題,但句子就顯得累贅。另外,Let me…「讓我…」也是很常見的開頭,例如Let me give you the catalogue regarding to the latest products.(這是最新產品的型錄)。

5.  選對有邏輯關係的「副詞」

許多副詞都有轉折句意的功能,在句子之間可做為很好的潤滑劑。寫法上記得和「連接詞」區分,將副詞放在句首加上逗點,或者插入句中。例如Most of the employees, however, do come to work on time.(然而,大部份的員工都準時上班)。或者是Therefore, it is possible to boost the sales.(因此,增加銷售量是有可能的)。其它好用的副詞如nonetheless「但是」,nevertheless「雖然如此」,otherwise「否則」,hence「因此」。

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